Este caso de estudo demonstra como a Mooddie solucionou os desafios de um nosso cliente no departamento de Recursos Humanos, modernizando os seus processos operacionais e criando valor para outros departamentos como o financeiro, com a implementação de um portal colaborativo digital.
Como a Mooddie Digital Data Consulting (Mooddie), transformou processos de RH muito assentes em papel, num sistema moderno e digital, totalmente automatizado resultando em ganhos significativos de eficiência operacional, redução de custos e melhoria na experiência dos colaboradores. Descubra como!

A falta de um portal de colaborador neste nosso cliente, impacta diferentes áreas e níveis da organização, entre as quais estão os seguintes desafios: ineficiência e complexidade operacional com uma quantidade de processos manuais e burocráticos. Tarefas como: gestão de férias, gestão de horários, gestão de turnos, reembolso de despesas, acesso a documentos e informações relevantes como o histórico dos colaboradores, disponibilização de formulários, despachos internos, envio de emails, acabavam por ser ineficientes, lentas e com um elevado consumo de tempo e recursos. Todos estes dados armazenados de forma descentralizada e até em ficheiros excel.

A comunicação interna fragmentada e pouco transparente, a dificuldade com a centralização de informações dispersas por diferentes sistemas, a dificuldade de se obter dados coerentes em tempo útil dificulta tomadas de decisões atempadas e assertivas. Processos extremamente manuais, propensos a erros humanos, inconsistências e falta de automação acarreta um custo elevado para o nosso cliente, baixa produtividade e insatisfação dos colaboradores.

A gestão da segurança e acessos às múltiplas aplicações que cada utilizador com o seu perfil pode aceder, foi outro dos desafios encontrados. Todos estes desafios, geram inconsistências na informação obtida, desorganização, levantando problemas na eficácia e controle dos processos dos recursos humanos dentro da organização.

Foi perante estes desafios e dificuldades que a Mooddie, seguindo a sua marca aliada à transformação digital, desenhou juntamente com as equipas chave do nosso cliente, uma solução que integra tecnologia, processos e negócio. Uma solução apelativa, com uma interface amigável, 100% integrada com outros sistemas do cliente, com dashboards dinâmicos, com diferentes módulos ajustados às necessidades dos processos de RH, operacionais e financeiros, com uma gestão de tarefas e notificações inovadoras e disruptivas. Esta solução moderna e eficiente otimizou os fluxos de trabalho, elevando a produtividade e a satisfação dos colaboradores internos e externos do nosso cliente. Os seguintes pilares, serviram de base ao processo:

1. Compreender o Contexto
A partir de reuniões realizadas inicialmente com a equipa chave do cliente, foi identificado o problema: haver uma plataforma comum única, para ponto de entrada dos colaboradores e que centralizasse toda a informação individual e institucional do cliente.
2. Definir a visão da solução
A partir de reuniões com os sponsors do projeto e diretores de RH, Marketing e Comunicação, foi articulada de forma clara, qual o propósito deste portal e o que pretende alcançar com o seu impacto em cada colaborador e Administração.
3. Análise e Desenho
O levantamento dos vários processos de negócio através da realização de reuniões com as pessoas chave nos diferentes departamentos do cliente, permitiu uma melhor definição de âmbito e modelação de cada processo com os diferentes atores envolvidos. Este trabalho foi realizado em total partilha e colaboração com uma equipa chave do cliente que acompanhou toda a execução do projeto.
4. Definir a Arquitetura
Paralelamente à análise e desenho da solução, foi definida a sua arquitetura. Com total cooperação entre as equipas do cliente (Negócio), a equipa funcional e técnica da Mooddie, partilhamos ideias e definimos os módulos que fariam parte da arquitetura do portal, assegurando que o mesmo cumprisse com todos os requisitos expectáveis do cliente.
5. Desenvolver a Plataforma
Com a análise e desenho definido e devidamente especificado e aprovado pelo cliente, procedemos ao desenvolvimento do portal. Durante todo o processo de execução foram realizadas várias apresentações ao cliente, e garantir que o cliente se sentisse parte do processo.
6. Metodologia SCRUM
Por forma a incentivar a colaboração entre equipas (cliente e Mooddie), permitir revisões constantes e flexibilidade nos resultados.

Plataforma única e centralizadora para os colaboradores
Com acesso seguro e centralizado, os colaboradores usam o portal de colaboradores com sendo a porta de entrada na organização. Ali irão encontrar tudo o que tenha a ver com o ser trabalho, desde as aplicações a que tem acesso e toda a informação individual e institucional.
Acesso mais eficaz à informação
Permitindo análises de dados mais eficazes e tomadas de decisões devidamente fundamentadas e baseadas em dados.
Melhoria na conformidade
Seja no cumprimento de normas e regulamentações internas e externas.
Aumento da Satisfação dos colaboradores
Com redução de processos burocráticos, acesso centralizado a toda a sua informação, comunicação interna mais eficiente, transparente e permitindo troca de mensagens e acesso a atualizações em tempo real. Acesso a informação institucional, antes de sair para as redes sociais do cliente.
Aumento da eficiência Operacional e redução de custos
Com uma redução elevada de processos burocráticos, há um acompanhamento de redução de custos pelo uso de processos automatizados, diminuindo custos com papel, custos administrativos e tarefas manuais.
Transparência e Participação Ativa
A plataforma, trouxe ao cliente uma ferramenta poderosa para promover a transparência da organização através da divulgação ativa de informação institucional. Fomenta uma cultura de transparência, colaboração e partilha, com maior participação dos colaboradores na vida da organização.

Mais do que um Portal de Colaborador, uma ferramenta poderosa que impulsiona a comunicação e promove uma cultura de alta performance e produtividade, ultrapassando as funcionalidades tradicionais de um portal de colaboradores e que promove resultados positivos para o negócio do nosso cliente.

Foi necessário repensar processos, definir estratégias, implementar e acompanhar processos de mudança no cliente. Com este projeto, a Mooddie desmaterializou processos de RH da organização e apresentou uma solução que reflete as reais necessidades do cliente, com um verdadeiro desenvolvimento à medida.
Exemplo do processo de planeamento de férias. Totalmente digital e em tempo real, permite que colaboradores e RH façam a gestão das solicitações, acompanhem o processo e realizem aprovações ou rejeições sem a necessidade de emails ou telefonemas.